Lucrătorii de birou trebuie adesea să trimită scrisori prin fax. Cazurile pot fi complet diferite, dar ce trebuie să faceți dacă vă confruntați cu o astfel de problemă pentru prima dată și nu aveți absolut nicio idee despre cum să trimiteți o scrisoare la un fax.
Instrucțiuni
Pasul 1
Compuneți scrisoarea dvs. în MS Word, utilizând șablonul pe care îl puteți utiliza în MS Publisher pentru a adăuga o siglă a companiei. Utilizați MS EXEL dacă trebuie să compuneți și să trimiteți prin fax foi de calcul. Dacă veți trimite imagini, acestea trebuie să aibă extensia.jpgG.
Pasul 2
Rețineți că dimensiunea unei scrisori standard care poate fi trimisă prin fax este o pagină A4. Fontul necesar pentru scriere este de cel puțin 10 puncte. Din acest motiv, este mai bine să vă păstrați toate gândurile pe o singură foaie, astfel încât să nu trebuie să trimiteți informații pe mai multe pagini.
Pasul 3
Indicați toate informațiile în mod clar și concis. În scrisoarea pe care o veți trimite prin fax, scrieți numai ceea ce va fi util și interesant destinatarului dvs. Dacă, de exemplu, v-a fost trimisă o cerere specifică, răspundeți exact la aceasta, fără a vă abate de la subiect etc.
Pasul 4
Nu introduceți imagini mici sau desene în litere, acestea pot fi neclare și, ca urmare, destinatarul va primi doar o părere negativă despre dvs. sau despre compania dumneavoastră. Asigurați-vă că includeți adresa, numărul de telefon / fax sau alte informații de contact la sfârșitul mesajului.
Pasul 5
Tipărește-ți scrisoarea. Examinați documentul pentru a vedea calitatea tipăririi, acesta ar trebui să fie bun, toate literele să fie clare și să nu fie neclare, astfel încât destinatarul să poată înțelege textul. Dacă găsiți neajunsuri, corectați-le și tipăriți din nou scrisoarea.
Pasul 6
Deschideți tava de alimentare a documentelor de pe fax. De obicei se află în partea din spate a mașinii. Introduceți scrisoarea cu fața în jos. Dacă aveți mai multe coli, verificați dacă aparatul dvs. de fax acceptă trimiterea în bloc, dacă nu, va trebui să introduceți fiecare coală separat.
Pasul 7
Așteptați bipul, mașina ar trebui să ridice hârtia. Formați numărul de fax al destinatarului. Așteptați un răspuns la celălalt capăt al firului.
Pasul 8
Prezentați-vă și indicați că doriți să trimiteți faxul. Apăsați butonul „Start” împreună cu destinatarul (de obicei se spune: „Start”). Faxul va fi trimis dacă toți pașii sunt finalizați. Nu înlocuiți tubul până când hârtia nu a trecut complet prin mașină.
Pasul 9
Faceți clic pe butonul „Contact” și specificați dacă scrisoarea dvs. a fost trimisă destinatarului (dacă a trecut faxul). Dacă calitatea afișajului este slabă, încercați din nou toți pașii.
